Zusatzdokumentation

Digitale Bauwerksdaten bestehen nicht nur aus 3D-Geometrie und Objektattributen.

Ein erheblicher Teil der für Planung, Abnahme und Betrieb relevanten Informationen liegt weiterhin in Dokumenten – der Zusatzdokumentation.

Und diese Dokumente sind kein Anhang – sie sind Teil der Betriebsfähigkeit.

Warum ist Zusatzdokumentation so kritisch?

Ohne klare Dokumentationslogik entstehen typische Probleme:

·Dokumente sind verteilt (SharePoint, DMS, Projektplattform, Mail, Ordner)

·Mehrfachablagen, widersprüchliche Versionen, keine „Single Source of Truth“

·Nachweise (Prüfung, Gewährleistung, Betreiberpflichten) sind schwer auffindbar

·Übergaben enden als PDF-Sammlung statt als nutzbarer Informationsbestand

·Im Bestand/Portfolio wird jede Sanierung zum Suchprojekt („wo ist die Doku?“)

Zusatzdokumentation ist damit ein Risiko- und Kostenthema – nicht nur Organisation.

Warum ist Zusatzdokumentation so kritisch?

Was regelt Zusatzdokumentation konkret?

Eine saubere Zusatzdokumentations-Definition klärt unter anderem:

·Welche Dokumentarten müssen geliefert werden (pro Objektklasse/Anlage/System)?

·Auf welcher Ebene wird dokumentiert (Objekt / Anlage / System / Gebäude)?

·Wie wird verknüpft (Objekt-ID, Anlagenkennzeichen/AKS, Link/URI, Referenzfeld)?

·Welche Systeme sind führend (DMS/CAFM/ERP/CDE) – und was bleibt im Modell?

·Wie wird versioniert (Stand, Freigabe, Gültigkeit, As-built)?

Typische Dokumentarten (Beispiele)

Planung & Abnahme

Pläne, Detailzeichnungen, Schemata

Gutachten, Zulassungen, Zertifikate

Abnahmeprotokolle, Prüfberichte

Betrieb & Wartung

Betriebs- und Montageanleitungen

Wartungs- und Inspektionspläne / Intervalle

Ersatzteillisten, Hersteller-/Produktdatenblätter

Compliance & Nachweise

Betreiberpflichten-Nachweise / Prüfbücher

Gewährleistungs-/Revisionsunterlagen

Sicherheits- und Brandschutzdokumentation

Dokumente müssen „adressierbar“ sein.

Wenn Dokumente nicht eindeutig referenziert sind, sind sie im Betrieb praktisch nicht existent.

Vernetzung über Kennzeichnung – Beispiel AKS

Ein eindeutiger Schlüssel hilft, Dokumente systemübergreifend zu adressieren.

Das Bild zeigt eine Beispiel-Software-Konstellation mit Anlagenkennzeichnungsschlüssel („AKS Nr.“) als zentralem Identifikator.

Zusatzdokumente werden

ü nach diesem benannt

ü zentral (in der Cloud, also einem CDE) abgelegt

ü und in anderen Systemen (BIM, CAFM, ERP) als Link hinterlegt

Vernetzung über Kennzeichnung – Beispiel AKS

Unsere Herangehensweise: Dokumentation mit Systemlogik

Unser Ansatz

·Vom Betrieb nach vorn denken: Welche Nachweise/Wartungsinfos braucht das Zielsystem?

·Eindeutige Referenzlogik (z. B. AKS/Objekt-ID) als gemeinsamer Schlüssel

·Ebenen klar trennen: Objekt vs. Anlage vs. System (verhindert Dubletten)

·Führungs- und Ablagesystem definieren (DMS/CAFM/ERP) + Link-Strategie im Modell

·Prüfbar machen: Dokumentenmatrix + Mindestinhalte + Übergabeformat + Versionierung

Ihr Nutzen

·Auffindbare Dokumentation statt PDF-Friedhof

·Weniger Doppelpflege, weniger Versionskonflikte

·Rechtssichere Nachweisführung (Prüfungen, Betreiberpflichten, Gewährleistung)

·Schnellere Umbau-/Sanierungsprojekte im Bestand (weniger Suchaufwand)

·Saubere Übergaben in Betriebssysteme – nicht nur „Projektarchiv“

Praxisregel

Zusatzdokumentation wird nur dann wertvoll, wenn sie eindeutig referenziert, systemseitig verankert und prozessorientiert übergeben wird. Sonst bleibt sie Ablage – nicht Information.

Beispiel für Zusatzdokumentation

Das Thema interessiert Sie und Sie würden sich gerne mal eine Dokumentenmatrix / Verknüpfungslogik ansehen?

Kein Problem – folgen Sie einfach dem Link unten.

plandata Online-Zusatzdoku-Demo

Ihre Ansprechpartner für LOC-Definitionen

Christian Großauer

Bereichsleitung BIM Hochbau | Wien

Kontakt aufnehmen

Oliver John

Bereichsleitung Beratung | Frankfurt

Kontakt aufnehmen